Как ивент-агентству найти клиентов: B2B, B2C и партнёры

Как ивент-агентству найти клиентов, если большая часть заказов приходит по сарафану, а в межсезонье календарь пустеет? У организаторов мероприятий есть особенность, которую часто недооценивают: под одной вывеской работают два разных бизнеса — праздники для частных людей и события для компаний. У них разные заказчики, разные сроки принятия решений и разные каналы. В статье разбираем, где искать каждый тип клиентов, как построить партнёрскую сеть, как отвечать на запросы, чтобы выигрывать их, и как превращать разовый заказ в ежегодный. Материал для владельцев ивент-агентств, частных организаторов и ведущих, которые хотят больше предсказуемых заказов.

Почему заказы у ивент-агентства приходят волнами

Спрос на мероприятия привязан к календарю. Новогодние корпоративы, свадебный сезон, выпускные, профессиональные праздники, дни рождения компаний — каждый повод имеет свой пик. Между пиками агентство либо простаивает, либо хватается за любые заказы, даже невыгодные.

Выравнивают этот график две вещи. Первая — правильное соотношение B2B и B2C: корпоративные события распределены по году иначе, чем частные праздники. Вторая — горизонт планирования: чем раньше заказчик узнаёт о вас, тем больше заказов вы бронируете заранее, а не ловите в последний момент. Всё остальное в этой статье — инструменты для этих двух задач.

Чем корпоративные клиенты отличаются от частных

Мы всегда начинаем работу с ивент-агентством с вопроса: какая доля выручки приходит от компаний, а какая от частных заказчиков, и куда вы хотите расти. От ответа зависит почти весь маркетинг:

Параметр	Частный заказчик (B2C)	Компания (B2B)
Кто принимает решение	Пара, семья, именинник	HR, маркетинг, руководитель, иногда закупки
Горизонт планирования	От нескольких недель у детских праздников до года у свадеб	Обычно за несколько месяцев, у крупных событий — раньше
Что важно	Эмоции, стиль, доверие к людям, бюджет	Надёжность, соблюдение сроков, документы, отчётность
Как выбирает	Портфолио, отзывы, личная встреча	КП, опыт похожих событий, рекомендации коллег
Повторные заказы	Редко, но много рекомендаций	Часто: ежегодные корпоративы, конференции, дни компании
Где искать	Поиск, соцсети, площадки, фотографы и ведущие	Поиск, прямые продажи, деловые сообщества, тендеры

Поисковая выдача тоже различает эти аудитории: запросы «организация свадьбы» и «организация корпоратива для компании» показывают разные сайты. Как под это строить разделы сайта и работать с сезонными пиками, мы описали на странице о продвижении сайта ивент-агентства. Ниже — о каналах за пределами поиска.

Где искать корпоративных клиентов

Корпоративный заказчик редко ищет агентство «по вдохновению». У него есть задача — провести новогодний вечер, день компании, выездную стратегическую сессию, конференцию для партнёров — и ограниченное время на выбор подрядчика. Рабочие источники заказов:

Поиск. HR-специалист, которому поручили корпоратив, чаще всего начинает с Яндекса. Ему нужны примеры похожих событий, пакеты или ориентиры бюджета на человека и быстрый способ получить КП.
Прямые продажи. Список компаний в вашем городе, для которых вы можете быть полезны, и аккуратный выход на тех, кто отвечает за события. Не массовая рассылка одинакового письма, а персональное предложение с примером релевантного кейса.
Деловые сообщества. Отраслевые ассоциации, клубы предпринимателей, деловые мероприятия в городе. Агентство, которое само хорошо провело событие для сообщества, получает лучшую рекламу.
Закупки и тендеры. Крупные компании и организации с госучастием выбирают подрядчиков через закупочные процедуры. Это отдельная работа с документами и ценой, но и отдельный поток заказов.
Рекомендации внутри компаний. HR-специалисты переходят между компаниями и приводят с собой проверенных подрядчиков. Хорошие отношения с конкретным человеком живут дольше, чем контракт с организацией.

Главное правило B2B: ваш контакт внутри компании рискует репутацией, выбирая вас. Помогите ему — дайте понятное КП, которое можно показать руководству, прозрачную смету и уверенность, что всё пройдёт по плану.

Что должно быть в коммерческом предложении для компании

КП для корпоративного заказчика — это документ, который ваш контакт перешлёт руководителю и, возможно, в отдел закупок. Оно должно быть понятно без ваших устных пояснений. Минимальный состав:

цель события в формулировке заказчика и то, как ваша концепция её решает;
программа по времени: что происходит с момента сбора гостей до завершения;
площадка или варианты площадок с вместимостью и логистикой;
смета с разбивкой по статьям и понятным итогом, в том числе на одного гостя;
один-два похожих кейса и контакты для рекомендации, если клиенты согласны;
что входит в работу агентства: координация на месте, подрядчики, риски и план Б на случай погоды или задержек.

Хорошо оформленное КП экономит заказчику время на согласование — и это само по себе аргумент в вашу пользу.

Где искать частных клиентов на свадьбы и праздники

Частные заказчики выбирают эмоционально, но долго. Свадьбу начинают готовить задолго до даты, детский праздник — за несколько недель. Каналы, которые работают для B2C:

Поиск и карты. Запросы «организация свадьбы», «ведущий на юбилей», «аниматор на день рождения» с названием города. Нужны отдельные страницы под каждый формат и понятные цены «от».
ВКонтакте и Telegram. Здесь пары и родители смотрят живые фото и видео с мероприятий, читают истории и оценивают стиль. Регулярный канал с отчётами о событиях — это ваше портфолио в движении; если на него нет времени у команды, ведение Telegram-канала можно передать на аутсорс.
Свадебные выставки и ярмарки. Возможность познакомиться лично с теми, кто только начинает подготовку.
Площадки и коллеги по индустрии. О них — в следующем разделе, это самый недооценённый источник.

Ссылки на портфолио и кейсы вы будете постоянно отправлять в мессенджерах, поэтому стоит проверить, как выглядит их превью: заголовок, описание, картинка. Как это настроить, рассказываем в статье про Open Graph и превью ссылок в Telegram и ВКонтакте.

Как построить партнёрскую сеть в ивент-индустрии

В ивенте все знают всех. Площадки, рестораны, загородные комплексы, фотографы, видеографы, ведущие, декораторы, кейтеринг, прокат техники — каждый из них регулярно слышит вопрос «а кого посоветуете?». Агентство, которое выстроило отношения с этой сетью, получает поток заказов, не тратясь на рекламу.

Как сделать так, чтобы вас рекомендовали

Будьте удобным партнёром. Приезжайте вовремя, соблюдайте правила площадки, не спорьте с персоналом при гостях. Администратор ресторана запоминает это лучше любой визитки.
Рекомендуйте в ответ. Приводите клиентов на площадки и к подрядчикам, которым доверяете. Взаимность — основа сети.
Делитесь материалами. Фото и видео с событий, в которых видно площадку или работу декоратора, полезны партнёрам для их соцсетей. Отмечайте друг друга.
Договоритесь об условиях. Если принято агентское вознаграждение, пусть оно будет прозрачным и одинаковым, а не предметом торга в каждом случае.

Отдельно стоит работать с площадками. Для многих ресторанов и загородных комплексов организатор, который приводит банкеты, — ценный партнёр. Предложите им готовые пакеты «площадка плюс программа» — клиенту это удобно, а вы получаете поток заявок от их менеджеров.

Каким должно быть портфолио, чтобы оно продавало

Красивые фотографии есть у всех. Продаёт не фото, а история: какая была задача, что вы придумали, как это прошло и что сказал заказчик. Структура кейса, которую мы рекомендуем:

Формат и повод: корпоратив на 80 человек, выездная свадьба, детский праздник.
Задача клиента своими словами: сплотить новую команду, сделать свадьбу без банальных конкурсов.
Решение: концепция, площадка, программа, ключевые находки.
Ориентир бюджета — хотя бы диапазоном, если клиент не против. Это отсекает заявки, которые не совпадают с вашим уровнем.
Фото и короткое видео, отзыв заказчика с именем или должностью.

С корпоративными клиентами заранее договаривайтесь, что можно публиковать: некоторые компании не разрешают показывать бренд или сотрудников. В таком случае кейс можно описать без названия — «IT-компания, 120 сотрудников» — это всё равно работает.

Как отвечать на запрос, чтобы выиграть заказ

Заказчик, особенно корпоративный, почти всегда запрашивает предложения у нескольких агентств. Выигрывает не всегда самый дешёвый, но почти всегда тот, кто понял задачу. Что помогает:

быстрая реакция и короткий бриф: дата, количество гостей, формат, бюджет, что точно нужно и чего точно не нужно;
вопросы, которые показывают понимание: кто аудитория, что было в прошлом году, что понравилось и что нет;
две-три концепции разного уровня бюджета вместо одной «идеальной»;
прозрачная смета, где видно, за что платит клиент;
разумные границы бесплатной работы: концепция — да, полностью расписанный сценарий с подрядчиками до договора — нет.

Отдельно считайте, сколько запросов превращается в договор и из каких каналов приходят лучшие. Без этого легко потратить месяцы на тендеры, которые вы не выигрываете, и недодать внимания каналу, где конверсия высокая.

Как превратить разовый заказ в ежегодный

Корпоративный клиент, который остался доволен новогодним вечером, с высокой вероятностью будет проводить его снова. Задача агентства — не дать ему забыть о вас и не дать конкуренту прийти первым:

ведите календарь клиентов: даты их ежегодных событий, профессиональных праздников, дней компании;
выходите с предложением заранее, пока бюджет ещё планируется, а не за месяц до события;
после каждого мероприятия проводите короткий разбор с заказчиком: что сработало, что улучшить;
предлагайте новые форматы: тимбилдинг весной, выезд летом, конференция осенью.

С частными клиентами повторных заказов меньше, зато больше рекомендаций. Пара, чью свадьбу вы провели, через пару лет может заказать праздник для ребёнка, а их гости — свою свадьбу. Попросите отзыв, пришлите фото, поздравьте с годовщиной.

Какие ошибки мешают агентству находить клиентов

Сайт — одна страница «организуем любые праздники» без разделения на свадьбы, корпоративы и детские события.
Портфолио из фото без историй, бюджетов и отзывов.
Маркетинг включается за месяц до сезона, когда корпоративы уже распределены.
Ставка только на сарафан: пока рекомендации идут, всё хорошо, но управлять этим потоком невозможно.
Попытка продавать компаниям и частным людям одними и теми же словами.
Никто не помнит, какие клиенты что заказывали в прошлом году.

Если хочется разобраться, как в целом устроено продвижение в Яндексе и сколько времени на него закладывать, начните со статьи как вывести сайт в ТОП Яндекса, а затем переходите к SEO-продвижению для организаторов мероприятий с учётом сезонности.

Хотите, чтобы компании и пары находили ваше агентство в Яндексе задолго до сезона, а не по случайной рекомендации? Мы проведём бесплатный разбор сайта и предложим план по форматам и срокам — подробнее на странице продвижения сайта ивент-агентства.